Cât timp pierzi pentru că nu știi să folosești instrumente digitale?

Deschidem un document, completăm un tabel, trimitem un e-mail sau încercăm să găsim un fișier. Sunt activități aparent simple, pe care le repetăm zilnic. Cu toate astea, câteva minute pierdute la fiecare pas se pot transforma, la finalul săptămânii, în ore în care am muncit fără să avansăm cu adevărat. Iar problema nu este de fiecare dată volumul de muncă. Uneori, este tocmai felul în care folosim instrumentele pe care le avem deja la dispoziție.

Câteva minute care dispar fără să le observăm

Imaginează-ți o situație obișnuită: trebuie să găsești un document mai vechi, să modifici câteva date într-un tabel și să trimiți rezultatul unui coleg. Dacă știm exact unde se află fișierul, ce funcție să folosim și cum să automatizăm pașii repetitivi, totul poate dura câteva minute. Dacă nu, începem să căutăm manual prin foldere, verificăm mai multe versiuni ale documentului, introducem aceleași informații de mai multe ori și încercăm diverse variante până când obținem rezultatul dorit. Un minut pierdut nu pare important, dar când devine repetat de zece ori pe zi, începe să conteze.

Nu instrumentul este complicat, metoda este.

Suita Microsoft, spațiile de lucru Google, platformele de comunicare sau diverse aplicații de lucru au numeroase funcții care pot simplifica activitățile de zi cu zi. Dificultatea apare atunci când folosim doar o mică parte dintre ele sau când am învățat să lucrăm „din obișnuință”. De multe ori, am găsit singuri soluții: căutăm pe internet, întrebăm un coleg sau repetăm aceeași procedură pe care o folosim de ani de zile. Funcționează, dar nu înseamnă neapărat că este și cea mai eficientă variantă. O formare practică ne poate ajuta să înțelegem nu doar ce buton trebuie apăsat, ci și de ce o anumită funcție ne poate economisi timp.

Unde se adună, de fapt, timpul pierdut?

Cele mai mari pierderi nu apar neapărat într-o singură activitate complicată. Ele se adună din sarcini mici și repetitive:

• formatarea manuală a documentelor și tabelelor;
• realizarea manuală a unor operațiuni care pot fi simplificate;
• introducerea repetată a acelorași date;
• căutarea îndelungată a fișierelor sau informațiilor;
• corectarea unor greșeli apărute din folosirea incorectă a instrumentelor;
• schimbarea constantă între aplicații fără o metodă clară de lucru.

Dacă fiecare dintre aceste activități ne consumă câteva minute în plus, rezultatul se vede în programul de lucru. Mai important, timpul respectiv nu dispare doar din agendă, îl luăm de la sarcinile care chiar necesită atenția și experiența noastră.

Competențele digitale se construiesc, nu se presupun

Faptul că folosim zilnic un computer nu înseamnă automat că îl folosim eficient. La fel cum știm să conducem o mașină fără să cunoaștem toate funcțiile sale, putem lucra într-o aplicație ani întregi fără să descoperim instrumentele care ne-ar face munca mai ușoară.

De aceea, formarea continuă nu trebuie privită ca pe o obligație suplimentară, ci ca pe o modalitate de a ne îmbunătăți modul de lucru. Putem învăța treptat, pornind de la dificultățile pe care le întâlnim cel mai des și aplicând imediat ceea ce am învățat. Un alt avantaj este că instrumentele digitale pot fi adaptate unor stiluri și nevoi diferite de lucru, inclusiv prin funcții de accesibilitate care pot face anumite activități mai ușor de realizat.

Mai puțin timp consumat pe „cum fac asta?”

Un indicator simplu că ne-am îmbunătățit competențele digitale este momentul în care o activitate care înainte ne bloca devine aproape automată. Nu înseamnă că trebuie să devenim experți în fiecare aplicație pe care o folosim. Înseamnă să știm suficient de bine instrumentele relevante pentru activitatea noastră încât să lucrăm cu mai multă siguranță, să reducem erorile și să nu pierdem timp cu operațiuni care pot fi simplificate. În plus, accesul la aceleași oportunități de învățare și dezvoltare ne ajută să folosim mai bine resursele digitale indiferent de vârstă, gen sau eventuale dizabilități.

Primul pas: uită-te la propriile „pierderi de timp”

Observă, timp de câteva zile, activitățile digitale care îți consumă cel mai mult timp. Uneori, e de ajuns o singură funcție nouă în Excel, o comandă rapidă în Word sau o metodă mai bună de organizare a fișierelor. Timpul pe care îl economisim prin competențe digitale nu este timp în care muncim mai puțin. Este timp pe care îl putem folosi mai bine.

De unde poți învăța și tu competențe digitale? eJobs implementează în perioada 1 mai 2025 – 31 mai 2027 proiectul COD SMIS 332366 cu titlul Școala digitală eJobs,cofinanțat de Fondul Social European+ prin Programul Educație și Ocupare 2021 – 2027, prin care sprijină dobândirea și dezvoltarea competențelor digitale ale angajaților din regiunea de Nord-Vest a României.

Școala digitală eJobs e locul ideal unde poți lua parte la cursuri gratuite de digitalizare, pentru a evolua la job și a te dezvolta pe piața muncii a viitorului. Descoperă cursurile disponibile și 100% gratuite, asigură-te că bifezi toate cerințele și alege-l pe cel care ți se potrivește. Înscrie-te chiar acum!

Pentru informații detaliate despre celelalte programe cofinanțate de Uniunea Europeană, vă invităm să vizitați mfe.gov.ro.